Les enjeux d’optimisation de la performance ont conduit la Caisse d’Assurance Maladie de Saône-et-Loire à mener une réflexion sur son organisation et son schéma immobilier. L’organisme a rapidement intégré d’une part des enjeux économiques et environnementaux, et d’autre part, des enjeux de transformation de fonctionnement des collectifs de travail.
Ce projet nommé Ec[h]o a été lancé en mars 2023. Dès son lancement et compte tenu de sa portée, il a nécessité la mise en place d’un plan de communication et d’un accompagnement d’ampleur pour répondre aux inquiétudes, préoccupations et attentes des salariés. Tous les sites du département sont engagés dans ce projet avec des perspectives à court et moyen terme.
La méthode utilisée pour conduire le projet consiste à « expérimenter – écouter – associer – adapter ».
Les remontées de terrain au travers d’entretiens individuels, réunions des managers, réunions des équipes, réunions des délégués syndicaux, points d’information CSE … et des éléments externes ont conduit à des évolutions progressives du projet.
46 entretiens individuels ont été réalisés par les cadres du service Ressources Humaines en mars-avril 2023 afin de recueillir les attentes et besoins des salariés et d’apporter des réponses de manière personnalisée.
La méthode des « espaces de discussion » (EDD), développée par l’agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail (ANACT), a permis à plusieurs équipes d’échanger et de faire émerger des idées pour mieux travailler ensemble, notamment à Digoin et au Creusot.
Le projet Ec[h]o a notamment pour conséquence d’accélérer la montée en charge du « flex office » (bureaux partagés), organisation dans laquelle chaque salarié ne dispose pas d’un poste de travail fixe et personnel. En effet, les implantations de l’ensemble des salariés de la CPAM ont été pensées dans une logique de performance collective et de densification des différents immeubles.
Pour autant, chaque salarié a la garantie de pouvoir travailler sur son site d’affectation sans déplacement, à l’exception de ceux rendus nécessaires par des exigences de service (exemple : réunions et/ou formation en présentiel…). En effet, le projet Ec[h]o est un projet éco-responsable. Dans ce cadre, il ne doit pas générer de déplacement supplémentaire qui conduirait à dégrader l’équilibre vie personnelle/professionnelle, augmenter le risque routier et accroître l’impact carbone.
De nouvelles méthodes
L’année 2023 a été l’occasion d’expérimenter de nouvelles méthodes d’animation de notre collectif en favorisant les échanges :
- la facilitation, méthode innovante à laquelle ont été formées 3 salariées volontaires, invite à utiliser des méthodes de travail plus participatives, ludiques et pédagogiques. Les facilitatrices peuvent être sollicitées à tout moment pour préparer et accompagner la tenue d’une réunion, l’organisation d’un temps de réflexion, l’animation d’une journée de travail collectif… Elles ont ainsi dès l’automne animé des ateliers de co-construction de la feuille de route MAPPIE 71, avec plus de 50 participants.
- le co-développement, proposé aux managers, est également une méthode qui permet d’interroger les pratiques, d’échanger sur les solutions et de co-construire des réponses aux situations.
12 managers ont participé à des ateliers de co-développement en 2023.
Au-delà des pratiques d’animation qui favorisent les échanges dans l’entreprise, la volonté d’accompagner le changement s’est traduite par différentes actions :
- la mise en place de coachings et d’accompagnements individuels a permis de répondre aux souhaits de plusieurs salariés de faire évoluer leurs pratiques professionnelles.
Les coachings ont été mis en place sous formats courts et longs. Au total, 19 journées de coachings ont bénéficié à 4 salariés, - des formations à l’intelligence émotionnelle, qui permettent de mieux se connaître pour mieux travailler ensemble, ont également été proposées à 18 salariés au cours de l’année 2023,
- L’animation du collectif managérial a évolué en 2023 avec la mise en place :
– des routines hebdomadaires du comité de direction (CODIR). Sous un format court d’une heure, l’objectif est de faire un tour d’horizon de l’actualité, des agendas, et des points de coordination nécessaires en transversalité,
– des réunions trimestrielles du comité de direction élargi (CODIREL). Ces réunions sont co-préparées et co-animées par un agent de direction et un manager stratégique,
– des réunions mensuelles de managers, les « Manag’heures », qui se déroulent en visioconférence et permettent sous un format court d’une heure de passer en revue toutes les informations nationales et locales. En cas de nécessité, des Manag’heures dédiés à des points spécifiques sont organisés (exemple : ec[h]o, campagne télétravail…),
– des temps managériaux plus conséquents sont proposés une fois par trimestre aux managers, par demi-journées ou journées complètes, les « Manag’day ». Ceux-ci sont co-préparés et co-animés par un agent de direction, un manager stratégique et un manager opérationnel en mode participatif, intelligence collective, ludique…
Une feuille de route agile, locale et évolutive
En déclinaison de la stratégie nationale de l’Assurance Maladie et de la COG 2023/2027, et afin d’intégrer le contexte départemental, la CPAM a souhaité se doter d’une feuille de route agile, locale et évolutive.
La construction de cette dernière s’est faite par étapes et sous un mode participatif associant des salariés à chaque étape de sa construction : le CODIREL, les managers puis les salariés volontaires dans le cadre d’ateliers animés par les facilitatrices et des managers volontaires (voir ci-dessus).
Cette feuille de route est déclinée en 4 ambitions :
- une offre de service de qualité, personnalisée et proactive,
- un accès à la prévention et aux soins, partout et pour tous,
- un collectif engagé et solidaire,
- une utilisation maîtrisée et durable des ressources.
3 fils rouges sont apparus, que l’on peut retrouver dans plusieurs ambitions : le partenariat, l’environnement et la performance.
Les participants aux ateliers ont notamment travaillé sur la réponse à la question : « comment permettre une meilleure compréhension et appropriation de la feuille de route par chaque salarié ? ».
« Je suis ravi d’avoir pu prendre part à une journée qui nous a permis d’échanger nos points de vue entre collègues. Les ateliers animés par Lise et Lola dans un cadre dépaysant étaient dynamiques et propices à la réflexion, le tout dans la bonne humeur. La journée est passée très rapidement, j’ai hâte de voir comment nos idées communes vont contribuer à façonner la feuille de route de notre CPAM »
Thomas Parutto, Service Informatique.
Après un recensement des propositions et un vote, notre feuille de route porte le nom « MAPPIE 71 » pour Mobilisée, Actrice de son territoire, Performante, Proactive, Innovante et Engagée.
Le déploiement est prévu pour le 1er trimestre 2024.
La CPAM de Saône-et-Loire a porté une politique RH dynamique, pour un collectif engagé, grâce à :
- des modalités de recrutements innovantes,
- une dynamique d’inclusion, notamment sur le handicap, et le démarrage des réflexions locales sur l’aide aux aidants,
- une qualité de vie et des conditions de travail facilitées par plusieurs accords et actions,
- une politique de formation dynamique.
De nouvelles méthodes de recrutement ont été mises en œuvre :
- la diffusion des offres sur le réseau professionnel LinkedIN et sur d’autres plateformes de recrutement innovantes comme « Welcome to the jungle »,
- la participation à des forums métier,
- l’association de pairs aux processus de recrutement…
Au cours de l’année 2023, 29 recrutements en CDI ont été réalisés, dont 18 mobilités internes. Par ailleurs, le service RH a assuré 37 recrutements en CDD et intérim pour 115 mois de renfort au total.
684 candidatures ont été reçues pour des postes en CDI et CDD et 117 entretiens ont été réalisés.
La CPAM de Saône-et-Loire poursuit une dynamique volontariste d’accueil des stagiaires à tout niveau de qualification.
Notre organisme veille au maintien et à l’accroissement des compétences de l’ensemble des salariés grâce à une politique de formation très développée. Le taux de formation est élevé : 259 formations ont été proposées, permettant ainsi à 94,33% du personnel (CDI et CDD) de suivre au moins une formation en 2023.
Les formations proposées étaient en lien avec les orientations de l’organisme :
- le développement des rendez-vous téléphoniques
- la professionnalisation des appels sortants et leur développement dans les services de back office et de front office (« middle office »)
- la formation de formateurs internes par le renforcement des formations sur les compétences techniques des services métiers en s’appuyant particulièrement sur le tutorat et la formation interne.
Grâce aux plateformes de e-learning, 42 formations ont pu être suivies à distance par les salariés.
La qualité des formations organisées se traduit par un taux de satisfaction élevé des stagiaires : 89,84% en 2023.
Enfin les formateurs internes à titre occasionnel de la CPAM de Saône-et-Loire ont bénéficié, conformément à l’accord conventionnel, d’une prime valorisant leur investissement.
L’année 2023 est marquée par une politique handicap volontariste, avec des mesures en faveur de l’emploi et du maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés :
- désignation d’un référent handicap
- organisation de la Semaine Européenne pour l’Emploi des Personnes Handicapées (SEEPH) afin de sensibiliser l’ensemble du personnel au handicap
- réunion manager dédiée à la thématique du handicap dans l’entreprise.
Une politique d’inclusion qui se retrouve au travers des 8 % de salariés de la CPAM de Saône-et-Loire qui ont une reconnaissance de la qualité de travailleurs handicapés (RQTH) et les 7 aménagements de poste de travail spécifiques qui ont été réalisés au cours de l’année.
La chargée de mission RH a largement contribué au renforcement de l’engagement de l’entreprise sur les sujets de politique sociale. Par son action et la coordination avec les autres acteurs internes, un meilleur accompagnement des évènements de la vie a été mis en œuvre par exemple pour les proches aidants, les retours d’absence de longue durée et la prévention de la désinsertion professionnelle. Il y a également eu un appui aux parcours professionnels : retraite progressive, bilans de compétence, redirection vers des conseillers en évolution professionnelle, accompagnement des mobilités hors retraite. Son rôle et ses actions lui permettent d’être identifiée comme une ressource pour les managers et les salariés.
Toujours dans l’optique d’accompagner les salariés, de nouveaux accords ont été signés afin d’améliorer la qualité de vie au travail et la conciliation vie professionnelle/vie personnelle. Un accord de méthode avait été signé en décembre 2022 avec les déléguées syndicales la CPAM de Saône-et-Loire, afin de planifier les négociations obligatoires de la période 2023-2025. S’en est suivi en 2023 la signature de 3 accords sur le thème du télétravail, des horaires variables et des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC). Ces 3 accords ont été signés par l’ensemble des organisations syndicales représentatives de la CPAM.
Le CSE a fait l’objet d’un renouvellement en janvier 2023. Les temps d’échanges formels et informels avec les élus sont réguliers et permettent un dialogue social constructif. Les élus sont associés aux projets majeurs de réorganisation de la CPAM, avec par exemple un représentant de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) associé aux groupes de travail sur le projet EC[H]O ou lors de la mise en œuvre de dispositifs d’écoute.
Enfin, des visites des différents sites ont été réalisées, en lien avec la médecine du travail, dans le cadre de la mise à jour du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP).
Afin de conserver un collectif de travail engagé et solidaire, des évènements fédérateurs sont venus ponctuer l’année 2023.
Journée métier de cohésion d’équipe
L’année a démarré avec une journée métier pour le service Frais de santé. Les objectifs de ce rendez-vous, concocté par les managers Frais de santé, étaient à la fois de se rencontrer, faire connaissance, mettre des visages sur des noms, et surtout de renforcer la cohésion de l’équipe qui est répartie sur plusieurs sites : Autun, Le Creusot et Mâcon. Le matin, les 42 participants ont travaillé en sous-groupes autour des valeurs et des ambitions de l’équipe, pour aboutir à la création d’un blason commun. L’après-midi a été consacré à des ateliers et des jeux sur les thématiques de la cohésion d’équipe et de l’intelligence collective.
« Pour ma part, j’ai vraiment apprécié cette journée de convivialité. Cela a permis d’échanger avec les collègues du Creusot et Autun. Merci pour l’organisation et l’ambiance détendue. Le repas était très bon. » Noëlle Dufour qui a rejoint les frais de santé en juillet 2022
La Très Belle Equipe de Saône-et-Loire mise en images
Toujours en début d’année, dans le cadre de l’opération nationale initiée pour valoriser le travail de l’ensemble des salariés de l’Assurance Maladie, la CPAM a célébré en photo ses Très Belles Equipes de Saône-et-Loire au moment des vœux 2023 dans les sites. L’opération s’est poursuivie tout au long de l’année à l’occasion des réunions, rencontres internes et événements externes comme le Marathon des entreprises.
Le 4 Avril 2023, 2 capitaines d’équipe se sont rendus à la CNAM pour porter haut les couleurs de l’Assurance Maladie de Saône-et-Loire, aux côtés des capitaines venus de toute la France.
Un défi marche, pour la bonne cause
Le mois de juin a été placé sous le signe de la marche. Depuis 2018, afin de lutter contre la sédentarité et de promouvoir l’activité physique, la CPAM a entrepris la mise en place du défi marche incitant les salariés à marcher seul ou en équipe pendant 15 jours. Ce défi collectif permet de faire prendre conscience à nos salariés de l’importance d’une activité physique au quotidien pour leur santé, tout en se motivant entre collègues à bouger plus. Pour la 1ère année, le défi marche s’est fait avec nos collègues de la CAF de Saône-et-Loire.
Autre source de motivation, le total des pas réalisés collectivement durant le challenge a été converti en don au profit de 2 associations :
- Pèse Plume 71, qui agit pour guider les enfants et les adultes souffrant de surpoids ou d’obésité ou de problèmes liés à l’anorexie,
- La Protection civile, qui à travers son engagement porté par le tryptique « Aider, secourir, former » assure la sécurité des usagers et le secours dans les manifestations, mais qui vient également en aide à la population, notamment les plus démunis.
Convivialité autour de la 1ère fête des voisins, à Mâcon
Juin a également connu un moment convivial à Mâcon avec la Fête des voisins. Les sièges de la CPAM et de la CAF de Saône-et-Loire à Mâcon sont dans des bâtiments voisins. A l’instar de l’événement qui se déroule depuis 2003 dans nos villes, nos quartiers et nos villages, nos deux organismes ont proposé pour la première fois le 6 juin, la Fête des voisins. Un temps fort de rencontre et de convivialité entre les salariés de nos organismes, auquel a également été associée l’Urssaf.
L’objectif de cette journée : mieux se connaître pour mieux travailler ensemble, avec un événement qui s’inscrit dans le cadre de la convention signée entre la CPAM et la CAF. Au programme : des temps découverte proposés sur toute la matinée aux salariés, afin de prendre connaissance des offres de services respectives de nos deux institutions, un déjeuner commun aménagé sur le parking de la CAF, avec la présence de 3 food trucks pour faire connaissance et échanger.
Près de 20 salariés ont participé aux temps découverte, et une soixantaine au repas partagé.
Nos salariés au-devant des jeunes
Autre temps fort de l’année : le Roadshow « Mes Tips santé » qui s’est déroulé le 13 octobre au Creusot. Une quarantaine de salariés s’est mobilisée toute la journée pour promouvoir l’accès aux droits, les démarches et la prévention. Au-delà de la communication faite auprès des étudiants du campus universitaire du Creusot, cette journée a également permis un échange entre des salariés de différents sites et services (comptabilité, frais de santé, accueil, RH, informatique, prévention, direction, flux …).
Une sensibilisation aux différentes formes de handicap
En novembre, du 6 au 24, la Semaine Européenne pour l’Emploi des Personnes en Situation de Handicap (SEEPH) a été organisée localement, suite à l’appel au volontariat des agents et la constitution d’un groupe de travail.
En amont de cette semaine dédiée à l’inclusion des personnes en situation de handicap, le groupe de travail a créé un « calendrier de l’avant SEEPH » publié sur notre intranet local. Il a permis de :
- communiquer et démarrer une collecte de 115 montures de lunettes remises en état et distribuées dans les pays en voie de développement pour les personnes portant un handicap visuel,
- lancer les inscriptions pour deux animations sur le handicap invisible et le handicap psychique,
- sensibiliser les agents aux différentes familles de handicap avec des articles, des présentations de chiffres clés, des quizz et des infographies sur la fatigabilité.
Lors de la SEEPH, du 20 au 24 novembre les salariés ont pu:
- s’engager au travers d’une collecte de 55 kilos de stylos et fournitures usagées. Ces fournitures sont revendues 50 centimes le kilo à une entreprise de recyclage. L’argent est reversé à l’association ANR France qui contribue à la recherche sur la Neurofibromatose,
- bénéficier de l’intervention de France Diabète 71 sur les sites de Mâcon et de Chalon-sur-Saône pour une sensibilisation sur le diabète, des dépistages, et des conseils en recettes diététiques. 67 agents sont venus faire un test dextro,
- voir les 2 témoignages vidéos de collègues qui ont expliqué leur situation de handicap, l’impact sur leur vie personnelle et professionnelle,
- participer à l’animation de l’association PEP71, qui a permis sous forme ludique de présenter le handicap psychique,
- pour quelques agents volontaires, partager un repas dans le noir pour une sensibilisation sur le handicap visuel,
- regarder une vidéo sur le handicap invisible et l’importance du non jugement.
Une fin d’année autour de temps conviviaux
Pour terminer l’année dans la convivialité, l’opération « Décembre Ensemble » a été proposée pour la 2e année consécutive. Le principe : des temps conviviaux autour de moments festifs et ludiques proposés dans les sites de la CPAM. Un objectif : prendre plaisir à être et faire ensemble, en favorisant cette année des gestes écoresponsables.
Ont notamment été proposés un concours de décoration de portes de services (auquel 17 services ont participé) et un sapin à décorer par site, tous deux en mode créatif, art de la nature et matériaux de récupération. Il a également été proposé des cafés gourmands dans les sites, un repas partagé à partir de spécialités culinaires préparées par les participants et un défilé de pulls de noël. Ces temps conviviaux ont été très appréciés par les participants.
Nos salariés solidaires
L’année 2023 a été jalonnée par plusieurs actions solidaires. Les objectifs sont multiples :
- favoriser un collectif innovant et force de proposition, dans un monde qui bouge,
- sensibiliser et créer une dynamique solidaire, autour d’actions porteuses de sens et engagées,
- promouvoir et assurer notre rôle d’organisme social, en allant au-delà de nos missions attendues, sur notre territoire.
A l’occasion de Décembre Ensemble et pour la deuxième année consécutive, une collecte de jouets neufs ou en très bon état a été organisée. Poupées, jeux de société ou de construction, camions… ont été déposés par nos salariés, au profit de l’opération Hotte de Noël, organisée par la Ville de Mâcon avec les associations caritatives mâconnaises.
En complément de cette action, une collecte de boîtes de Noël solidaires a été mise en place, au bénéfice de la Croix Rouge de Chalon-sur-Saône.
Ces boîtes, à destination des petits comme des grands, contenaient chacune : 1 truc chaud, 1 produit de beauté ou d’hygiène, 1 produit alimentaire, 1 loisir et 1 mot doux.
Au total, 2 grands bacs de jouets et une trentaine de boîtes solidaires ont été recueillies grâce à la mobilisation et la générosité de nos salariés.
Une démarche responsable
Tout au long de l’année, la CPAM favorise au maximum l’économie sociale et solidaire. Lors d’évènements d’entreprise la CPAM fait ainsi appel à Eco Cook. Cette structure propose une cuisine professionnelle qui lutte contre le gaspillage alimentaire en transformant les surplus alimentaires en plats cuisinés, sous forme de bocaux. L’activité Eco Cook fait partie de l’association Le Pont et a été créée pour accompagner vers l’emploi durable les personnes rencontrant des difficultés d’insertion professionnelle, en alliant production économique et accompagnement socio-professionnel.
Régulièrement, Eco Cook s’installe près des trois organismes et propose ses bocaux aux salariés.
Nous avons aussi fait appel au restaurant l’Atipik pour l’un de nos évènements : cette structure est un établissement et service d’aide par le travail (ESAT) de Mâcon, qui œuvre pour l’insertion et l’emploi de personnes en situation de handicap.